Google Workspace 完整指南：功能介紹、方案比較、價格與教學【2025】

Google Workspace 完整指南：功能介紹、方案比較、價格與教學

「公司要用 Gmail，但免費版功能不夠，付費版又分好幾種⋯⋯」這是很多企業主和 IT 人員的困擾。Google Workspace 的方案從 Business Starter 到 Enterprise，價差可以到三倍以上，選錯了每年多花好幾萬。

這篇文章會幫你搞清楚 Google Workspace 到底是什麼、各方案差在哪、怎麼選最划算。

什麼是 Google Workspace？

💡 重點摘要：Google Workspace 是 Google 推出的企業協作平台，把 Gmail、Drive、Docs、Meet 等服務打包在一起，讓企業可以用自己的網域（例如 @yourcompany.com）收發郵件，並享有進階管理功能。

Google Workspace 定義與演變歷史

Google Workspace 的前身叫 G Suite，再之前叫 Google Apps for Work。2020 年 10 月，Google 正式更名為 Google Workspace，並重新整合了品牌形象和功能。

目前全球超過 900 萬家企業使用 Google Workspace，從新創公司到財星 500 大企業都有。

Google Workspace 包含哪些服務？

訂閱 Google Workspace 後，你會獲得這些服務：

溝通工具：

• Gmail：企業級郵件，自訂網域
• Google Meet：視訊會議，最高支援 500 人
• Google Chat：即時通訊，團隊協作

文件協作：

• Google Docs：線上文件
• Google Sheets：線上試算表
• Google Slides：線上簡報
• Google Forms：表單問卷

檔案管理：

• Google Drive：雲端儲存
• 共用雲端硬碟：團隊檔案集中管理

管理工具：

• Admin Console：統一管理用戶、裝置、安全性
• Vault：資料保留與 eDiscovery（進階方案）

與免費 Google 帳號的差異

很多人問：「我已經有免費的 Gmail，為什麼要付錢？」

簡單說，免費版是「個人用」，Workspace 是「公司用」。

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為什麼選擇 Google Workspace？

市面上企業協作工具這麼多，Google Workspace 的優勢在哪？

企業協作優勢

即時協作：多人同時編輯同一份文件，不用傳來傳去。你在文件上打字，同事馬上看得到。

跨裝置同步：電腦、手機、平板，任何裝置都能存取。出門在外也能處理公事。

整合度高：Gmail 裡可以直接預覽 Drive 附件、一鍵加入 Meet 會議、在 Chat 裡分享 Docs 連結。所有工具串在一起，不用切換視窗。

自訂網域專業形象

用 @gmail.com 發信給客戶，跟用 @yourcompany.com 發信，感覺完全不同。

自訂網域的好處：

• 專業形象：客戶信任度更高
• 品牌一致：郵件地址就是公司網址
• 員工離職：帳號歸公司所有，不怕資料帶走

進階管理與安全功能

IT 管理員最在意的功能：

這些功能，免費版 Gmail 都沒有。

Google Workspace 方案總覽

Google Workspace 有好幾種方案，這是大家最搞混的地方。

Business 系列（Starter/Standard/Plus）

適合大部分中小企業，差別在儲存空間和功能：

怎麼選？

• Starter：剛起步的小公司，只需要基本郵件和文件
• Standard：需要開會錄影、團隊共用硬碟
• Plus：需要更大空間、資料保留、進階安全

Enterprise 系列

超過 300 人，或需要進階功能的大型企業：

Enterprise 沒有公開價格，需要跟 Google 或代理商洽談。

其他方案（Individual/Education/Nonprofits）

Google Workspace Individual：

• 對象：自由工作者、個人品牌
• 費用：US$9.99/月
• 特色：自訂網域、專業版 Meet、預約排程
• 限制：只能一個人用，沒有管理功能

詳細介紹請見 Google Workspace Individual 個人版完整指南。

Google Workspace for Education：

• 對象：學校、教育機構
• 費用：基本版免費
• 特色：Classroom 整合、學生管理

詳細申請流程請見 Google Workspace for Education 完整指南。

Google Workspace for Nonprofits：

• 對象：非營利組織
• 費用：基本版免費
• 特色：需經 TechSoup 審核

詳細介紹請見 Google Workspace 非營利版指南。

方案選不出來？

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Google Workspace 核心功能

溝通協作（Gmail/Meet/Chat）

Gmail 企業版

不只是收發信這麼簡單：

• 自訂網域：@yourcompany.com 專屬信箱
• 25GB+ 空間：比免費版 15GB 更大
• 進階過濾：自動分類、標籤、篩選規則
• 整合日曆：信件裡的時間自動轉成行程
• 離線存取：沒網路也能讀信、寫草稿

Google Meet

疫情後遠端工作必備：

Google Chat

團隊即時通訊，取代 LINE 群組：

• Spaces：專案討論空間，檔案、對話集中管理
• 機器人整合：串接其他工具，自動通知
• 搜尋功能：找回幾個月前的對話
• 整合 Docs：直接在聊天室協作文件

文件協作（Docs/Sheets/Drive）

即時協作的威力

傳統做法：寫好 Word → 寄給同事 → 同事修改 → 寄回來 → 版本衝突 → 痛苦合併

Google Docs：多人同時編輯 → 即時看到彼此游標 → 自動儲存 → 版本紀錄完整

共用雲端硬碟（Standard 以上方案）

個人 Drive 的問題：員工離職，檔案也跟著離開。

共用雲端硬碟：

• 檔案歸團隊所有，不歸個人
• 成員異動不影響檔案存取
• 統一權限管理

管理與安全

Admin Console

所有管理功能集中在 admin.google.com：

完整管理教學請見 Google Workspace 管理員完整教學。

Google Workspace + AI：Gemini 功能介紹

2024 年起，Google 把 Gemini AI 整合進 Workspace，這是目前最大的賣點之一。

Gemini 各方案功能差異

實際應用場景

Gmail + Gemini：

• 一鍵摘要長信件：「這串 20 封信在講什麼？」
• AI 協助寫信：描述意圖，AI 幫你草擬
• 智慧回覆：根據信件內容建議回覆

Docs + Gemini：

• 輸入指令生成草稿：「幫我寫一份專案提案」
• 改寫潤稿：「把這段改得更正式」
• 摘要長文：「這份 30 頁報告的重點是什麼？」

Sheets + Gemini：

• 自然語言轉公式：「計算 A 欄的平均值」
• 數據分析：「這份銷售數據有什麼趨勢？」
• 自動分類：「把這些資料按地區分類」

Meet + Gemini：

• 即時字幕：自動產生會議字幕
• 會後摘要：會議結束自動產生重點整理
• 翻譯功能：跨語言溝通

完整 Gemini 功能介紹請見 Gemini for Google Workspace 完整指南。

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Google Workspace 價格

2025 最新價格表

換算台幣參考（以 1 USD = 31 TWD 計算）：

免費試用與限制

Google 提供 14 天免費試用，可以體驗完整功能：

• 不需要信用卡
• 試用期間功能完整
• 到期前會通知
• 不續約資料保留 30 天

詳細價格分析請見 Google Workspace 價格完整指南。

Google Workspace vs 競爭對手

vs Microsoft 365

這是最常見的比較。

選 Google Workspace 如果：

• 團隊習慣瀏覽器作業
• 重視即時協作
• 使用 Chrome、Android 生態系
• 偏好簡潔介面

選 Microsoft 365 如果：

• 需要複雜 Excel 功能
• 有大量 Word/Excel 舊檔
• 習慣桌面應用程式
• 公司已有 Microsoft 授權

完整比較請見 Google Workspace vs Microsoft 365 完整比較。

vs Google One

很多人搞混這兩個：

簡單說：個人用 Google One，公司用 Google Workspace。

詳細差異請見 Google One vs Google Workspace 差異解析。

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如何開始使用 Google Workspace？

申請流程

直接向 Google 申請：

1. 前往 workspace.google.com
2. 選擇方案
3. 輸入公司資料、網域
4. 設定管理員帳號
5. 驗證網域所有權
6. 設定 MX 記錄
7. 開始使用

整個流程大約 30 分鐘到 1 小時，最麻煩的是 DNS 設定。

透過代理商購買的優勢

除了直接向 Google 買，也可以透過授權代理商：

找代理商的注意事項：

• 確認是 Google 官方授權
• 問清楚售後服務範圍
• 比較多家報價
• 確認發票開立方式

詳細代理商選擇建議請見 Google Workspace 代理商推薦。

FAQ：Google Workspace 常見問題

Google Workspace 可以免費使用嗎？

可以免費試用 14 天。長期免費的話，只有 Education（學校）和 Nonprofits（非營利組織）符合資格。一般企業沒有免費版。

已經有免費 Gmail，可以升級成 Workspace 嗎？

不能直接升級。你需要：

1. 申請新的 Google Workspace
2. 驗證你的網域
3. 把舊 Gmail 的信件遷移過來

Google Workspace 資料安全嗎？

Google 的安全性是業界頂級：

• ISO 27001、SOC 2 認證
• 99.9% SLA 保證
• 傳輸中和靜態資料都加密
• 定期第三方稽核

但「安全」跟「你怎麼用」也有關係。建議：

• 啟用 2FA
• 設定強密碼政策
• 定期審查第三方應用權限

可以只買 Gmail 不買其他服務嗎？

不行。Google Workspace 是整包賣的，不能單獨購買 Gmail。但你可以選擇不使用某些服務。

員工離職怎麼處理帳號？

管理員可以：

1. 暫停帳號（保留資料）
2. 轉移檔案給其他人
3. 設定郵件轉寄
4. 刪除帳號

共用雲端硬碟的檔案不會因為個人離職而消失。

中途可以換方案嗎？

可以。升級立即生效，降級在下個計費週期生效。升級會按比例補差價。

下一步

看到這裡，你應該對 Google Workspace 有了基本了解。但每間公司的情況不同，最佳方案也不同。

如果你正在：

• 評估 Google Workspace 哪個方案最划算
• 考慮從其他平台遷移過來
• 想了解透過代理商購買的優惠

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延伸閱讀

• 詳細價格分析，請見 Google Workspace 價格完整指南
• 教育版申請教學，請見 Google Workspace for Education 完整指南
• 管理員必讀，請見 Google Workspace 管理員完整教學
• AI 功能介紹，請見 Gemini for Google Workspace 完整指南
• 版本比較，請見 Google Workspace 版本比較：完整差異分析
• 與競品比較，請見 Google Workspace vs Microsoft 365 完整比較

參考資料

• Google Workspace 官方網站
• Google Workspace 定價頁面
• Google Workspace Admin Help
• Gemini for Google Workspace